Salut. Eu sunt Cristian Barin, iar asta este jurnalul meu de antreprenor in care descriu evolutia start up-ului meu, Ohvaz. Ohvaz produce budinca de chia, ovaz cu lapte de migdale, biscuiti de ovaz si altele. Produse artizanale făcute cu iubire în România. Fără zahăr, puține calorii, absolut delicioase. Azi vorbim despre: ce faci cand ai prea multe comenzi?

Cu ceva vreme inainte de pandemie am decis sa dezvolt partea de comenzi online pentru Ohvaz, iar asta fiindca am avut o experienta neplacuta cu stand-ul din mall. Am stat 6 luni si am plecat fiindca nu era nici o afacere. Cat despre magazinele partenere de tip retail sau horeca, iarasi, situatia nu este intotdeauna roz, din doua motive: 1) partenerii nu platesc facturile la timp. Uneori intarzie si doua luni; si 2) uneori se intampla sa returneze multa marfa, iar asta variaza de la saptamana la saptamana. Astfel, am decis ca online-ul este cheia pentru dezvoltarea Ohvaz.

Si uite asa am inceput sa lucrez la foc automat pe foarte multe planuri asa incat sa cresc numarul de comenzi. Iti reamintesc ca noi livram in toata tara, dar vorbim despre asta un pic mai tarziu. Bun, ca sa cresc numarul de comenzi, iata ce am facut, varianta ultra pe scurt. Am inceput sa lucram cu tot felul de mini influenceri, in principal fete pasionate de fitness care au comunitati active, loiale, cu un numar de urmaritori intre 3000 si 10.000. Am lucrat si cu vedete mari gen Flick sau Mihai Morar, dar mai putin. Apoi am lucrat la site in mod constant timp de peste un an. In fiecare saptamana am facut schimbari prin care procesul de cumparare a fost simplificat si imbunatatit.

Mai departe, am trimis newslettere regulat, am scris pe blog, am postat pe social media. De 4 ori pe zi pe Facebook, de 4 ori pe instagram, plus 4-6 instastories. Am creat clipuri pentru youtube, am facute sedinte foto cu produsele Ohvaz asa incat sa avem ce sa postam. Am create meme-uri ca sa zambim si sa ne simtim bine. Si, desigur, am folosit Facebook ads. Cred ca am cheltuit cel putin 50.000 de euro pana in acest moment pe reclame pana am invatat ce merge si ce nu merge.

Dar ca sa inchei partea aceasta, nu a fost nici un moment cheie care ne-a propulsat numarul de comenzi. Graficul nostru de comenzi este frumos, un vis pentru majoritatea antreprenorilor. Totusi, scalarea aduce probleme. Cum zic americanii – growing pains. Nu este simplu sa ai, nu stiu, sa zicem 20 de comenzi pe zi, iar peste 3-4 saptamani sa ai 40 de comenzi pe zi.  

Teoretic, la rece, este simplu. Mai angajezi niste oameni asa incat sa faci fata volumului nou de comenzi. In practica, e o instabilitate tangibila de care nu ai cum sa scapi. Te simti ca si cum stai deasupra unei mingii de fotbal. Ai pandemia, o posibila recesiune, parteneri horeca/retail reticenti si satui de orice, iar deasupra la toate acestea se adauga reclamele platite.

Uneori Facebook iti aduce, nu stiu, sa zicem 30 de comenzi pe zi, pe cand in alte zile… doar 5-7-10 comenzi. In toata aceasta incertitudine, iti este greu sa preconizezi ce se va intampla in urmatoarele saptamani, ce sa mai zic de luni. Cu toate acestea, am luat niste masuri la Ohvaz asa incat sa fim pregatiti pentru o crestere substantiala. Am angajat cativa colegi noi, am facut stoc rezonabil de materie prima, insa tot nu a fost indeajuns.

Eu am angajat colegi in bucatarie, care sa ajute la prepararea produselor, insa problema a fost la expedierea comenzilor. Acolo, in mod uzual, avem doi colegi foarte buni, cu multa experienta, care se descurca foarte bine. Unul din ei isi programase 10 zile de concediu de multa vreme. Ca sa fie totul ok, am angajat o persoana noua si aici, asa incat sa fie 3 in total. Dar iata distractia: colegul a plecat in concediu, dupa care celalalt coleg s-a imbolnavit la cateva zile distanta. Si uite asa am ramas cu o singura persoana la expediere comenzi – colegul nou care incepuse de cateva zile.

In plus, am avut o campanie de promovare foarte eficienta ceea ce a dus la dublarea comenzilor timp de o saptamana. Ca o paranteza, nu aveam cum sa o opresc. Si uite asa am ajuns in situatia de a avea foarte multe comenzi si o singura persoana neexperimentata la pregatirea coletelor. Colegii in bucatarie au facut fata. Au stat peste program, au venit Sambata si Duminica, au fost super ok.

Insa pe partea de livrare e complicat. Curierul pentru comenzile pe tara vine la o anumita ora, iar daca nu esti gata, el se duce mai departe si nu se mai intoarce. Solutia e simpla – ia rapid alti oameni care sa te ajute. Dar mainile in plus nu ajuta daca nu cunosc procesul nostru specific.

Asa ca am oprit toata activitatea mea ce tine de lucrurile high level, am pus mana pe cutii, pe banda adeziva, si am inceput sa ajut la pregatirea comenzilor. Ca sa fiu sincer, eu nu am facut asta in mod intensiv niciodata. Am vazut cum lucrau cei doi colegi si stiam pasii in mare, insa nu aveam dexteritatea necesara. Eram totusi determinat sa ajut si sa nu il las pe colegul nou singur. Dar chiar si cu mine, eram doar doi – insuficient in mod uzual, ce sa mai zic in situatia aceasta cu numar dublu de comenzi.

Asa ca am mai luat un coleg – cel care se ocupa de contracte si relatiile cu partenerii nostri. Nici el nu avea experienta in pregatirea comenzilor. Si uite asa ne-am straduit sa invatam tot procesul prin intermediul telefonului. Colegul bolnav a stat pe speaker cateva zile bune si ne zicea pas cu pas ce sa facem si, mai important, ce sa nu facem.

Acum, stiu ca poate pare usor exagerat – pana la urma ce e atat de greu sa pui niste borcane intr-o cutie? Procesul este, de fapt, enorm de dificil fiindca fiecare greseala te poate da mult in spate. Iata de ce. Sunt comenzi platite cu cardul, dar plata nu a fost finalizata. Daca nu esti atent, ii trimiti produsele fara ca noi sa fii incasat banii. Sunt comenzi cu tot felul de vouchere – unele cu reduceri, altele cu produse cadou. E foarte urat sa nu trimiti acel produs cadou sau sa nu actualizezi factura.

Avem produse similare – ovaz cu migdale, chia cu migdale. In graba de a face zeci de comenzi intr-un timp scurt, le poti incurca. Utilizatorii care isi fac un cont pe site primesc factura in mod automat pe email, insa iti oferim posibilitatea de a comanda fara sa te inregistrezi. Daca alegi aceasta a doua varianta, noi nu avem emailul tau. Deci nu iti putem trimite mesaje automate legat de situatia comenzii, nici factura, caz in care trebuie sa o gasim, sa o printam si sa o adaugam in cutie.

Avem situatii in care unii clienti cer livrare in alta zi sau intr-un interval anume. Avem niste cutii speciale in care intra 10 borcane in gauri special facute asa incat sa nu se miste in timpul transportului. Dar daca acea comanda contine 11 borcane, trebuie sa impachetam fiecare produs in folie bubble si sa folosim tot felul de alte tehnici de ambalare. Fiecare comanda atipica este o provocare – gen 11 borcane de ovaz si chia, 3 limonade, 2 clatite. Nu avem cutii de carton speciale pentru aceste situatii. Colegii mei experimentati stiu bine cum sa organizeze totul in cutii, noi … mai putin.

In final, AWB-urile sunt esentiale. Fara ele, curierul nu isi poate face treaba. Cand ai foarte multe comenzi, iti este usor sa le incurci, sa nu le lipesti bine sau sa uiti sa adaugi suma ce trebuie incasata ramburs. In plus, noi nu stim unde verificam stocul in timp real: cata banda adeziva avem, cate foi AWB in format special, cate plicuri adezive furnizate de curier, cate cutii speciale de carton, si tot asa.

Chiar s-a intamplat sa fim nevoiti sa improvizam niste cutii de carton fiindca am ramas fara acelea speciale. Noi am vazut multe stive de cutii si am presupus ca avem suficiente, insa acelea erau de un alt tip si, pe scurt, a trebuit sa incropim o solutie.

Uite asa am lucrat de dimineata pana seara intr-un stres si intr-un ritm infernal. Nu ma plang, e afacerea mea, imi asum toate problemele, insa mi-a parut rau de colegul nou care tocmai incepuse treaba si de colegul de la comercial care era obisnuit sa faca facturi, contracte si sa discute la telefon cu tot felul de manageri de magazine. A fost un efort fenomenal de mare.

Efortul a fost cu atat mai mare deoarece am comandat mult mai multa materie prima. Asta nu suna prea rau, dar noi suntem la etajul … 1.5 sa zic asa. Oficial suntem la etajul 1, dar scarile sunt de fapt multe, inalte, si e de fapt aproape etajul 2. Eh, au venit 10-20 de saci de ovaz, fiecare a cate 25 de kilograme … hai sus cu ei pe scari. Am facut 100 de comenzi, 5-10-15 kg fiecare, jos cu ele pe scari. A venit o tona si jumatate de borcane de sticla, sus cu ele. O distractie. Nu am mai fost la sala de fitness fiindca nu a mai fost necesar.

Ca sa concluzionez, de aceea au intarziat comenzile pe tara. Din 3 colegi la expediere comenzi, a ramas doar 1, baiatul nou, iar asta a coincis cu o crestere substantiala a numarului de comenzi. Am ajutat atat eu cat si colegul de pe comercial, dar a durat ceva pana am invatat ce si cum. La final, vreau sa mentionez ca nu stiam cand anume o sa revina colegul bolnav. Poate in 2 zile, poate intr-o saptamana. De aceea nu am cautat sa mai angajez inca un om.

Chiar si asa – procesul recrutarii dureaza cel putin o saptamana, deci chiar daca faceam asta din primele zile, tot era ineficient. Una peste alta a fost o experienta foarte buna fiindca am identificat tot felul de probleme in procesul de pregatire/expediere si acum suntem si mai bine pregatiti pentru un volum mare de comenzi.

Dar au fost doua saptamani intense si am zis ca merita povestit. Iar cu asta am incheiat acest episod.

Nu am sa te rog sa dai share, like si toate cele, in schimb te rog intra pe ovaz.ro si plaseaza o comanda. Scrie in rubrica de observatii ca ai ascultat podcast-ul. Asta m-ar face sa zambesc. Iar cu asta am incheiat acest episod. Toate cele bune!